Zakelijke besprekingen die echt tot iets leiden

Jij hebt met jouw organisatie een doel voor ogen en daarom moet je samenwerken met jouw team. Wellicht zelfs met anderen. Reden te over om regelmatig om de tafel te gaan.

Maar welke tafel? En waar? Dat is moeilijk te beslissen. Althans, het is geen besluit waarbij je over één nacht ijs moet gaan. Uiteraard hebben alle belangrijke betrokkenen hier een stem in. Daarmee bedoelen we de teamhoofden die erbij zullen zijn.

Geen enkele zaal is gelijk. Maar of je nu een keuze wilt maken uit de vele verschillende vergaderlocaties in Zwolle of vergaderruimtes in Utrecht, je moet wel paal en perk stellen aan wat jij precies wilt en nodig hebt. Houd daarom bij het uitkiezen van de perfecte plek rekening met de volgende zaken en laat je nooit of te nimmer afschepen.

Omgeving

De gemoedstoestand van alle aanwezigen draagt bij aan het succes van een overleg. Misschien gaat het er alleen maar om dat alle zeilen bij worden gesteld of heb je juist de tijd en gelegenheid nodig om andere mensen van jouw visie te overtuigen. In alle gevallen staan mensen veel meer open wanneer ze zich in een prettige omgeving bevinden. Daarmee bedoelen we de buitenkant van het pand, de binnenkant maar ook de ruimte er direct omheen. Een prettig uitzicht kan wellicht de sleutel zijn voor een enorme stap vooruit!

Wat de binnenkant betreft, die mag natuurlijk niet al te druk zijn. Dat leidt te veel af. Balans moet er zijn! Ga dus zeker altijd even langs om te kijken bij plekken waar jij je oog op hebt laten vallen om je echt een goed beeld te vormen. Alleen foto’s geven een vertekende indruk en helpen dus absoluut niet.

Ruimte

De indeling van de zaal is heel belangrijk. Straks zitten jullie allemaal op elkaar gepropt! Dan heb je ofwel een te krappe locatie uitgekozen of is de indeling niet naar wens. Het is heel belangrijk dat je die dus kunt aanpassen naar eigen inzicht, kocht dat nodig zijn.

Bereikbaarheid

Je hebt iets geschikts gevonden? Jofel! Nu nog zeker zijn dat iedereen er komt. Zeker wanneer het buiten de plaats is waar jullie werken of nog niet iedereen daar even bekend is. Zorg dus dat alle aanwezigen een duidelijke routebeschrijving meekrijgen. Daar horen ook de belangrijke haltes, persoons en stations op te zijn aangegeven. En vergeet de parkeerruimte niet! Weten waar je je auto moet neerzetten is wel zo handig. Die wetenschap wordt je in dank afgenomen.

Faciliteiten

Heb je apparatuur nodig tijdens je vergadering? Dat is natuurlijk best wel logisch. Maar waarom zou je het allemaal meeslepen wanneer het allemaal al in de zaal aanwezig is? Mocht dat zo zijn, dan heb je de jackpot. Doe wel even navraag, natuurlijk.

Catering

Zeker tijdens lange vergadering moet er aan lege magen en dorstige kelen worden gedacht. Tijdens en tussendoor mag het de aanwezigen op dat gebied aan niets ontbreken. Zorg dus voor water, sap, thee, koffie, broodjes en ander lekkers! Misschien valt dat ook wel te organiseren vanuit het beheer van de locatie. Hoe het ook zij, dat iedereen opgewekt, aanwezig en productief blijft is een must. De juiste catering helpt je daarbij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *